Montako kertaa olet yrittänyt etsiä jonkun henkilön puhelinnumeroa, muistanut saaneesi häneltä sähköpostia ja aloittanut tietojen etsimisen sähköpostiviesteistä. Löydät viestin, mutta viestin perässä lukee vain ytimekkäästi Jaska tai Lissu! Jaska ja Lissu ajavat asiansa mainiosti niin kauan kuin lähetät kaveripostia, mutta jos kirjoitat yrityksen, kaupungin tai yhdistyksen nimissä, tarvitaan muutakin.
Uskallatko edes kuvitella kuinka monta asiakaskontaktia olet menettänyt ihan vain siksi, että et ole jakanut yhteystietojasi järjestelmällisesti? Onneksi asiaan on olemassa helppo ratkaisu: ota sähköpostiohjelmasi automaattinen allekirjoitus käyttöön. Katsotaan tarkemmin miltä kunnollinen allekirjoitus näyttää.
ALLEKIRJOITUKSEN ANATOMIA
Oma nimi
Kirjoita oma nimesi sellaisena kuin se kokonaisuudessaan kuuluu. Jos se sattuu olemaan Heimo Ketola, kuten nyt esimerkiksi minulla, kirjoita Heimo Ketola.
Yrityksen nimi
Kirjoita yrityksesi nimi kokonaisuudessaan. Ehkä tarvitaan osasto tai yksikkö tai muuta tarkennusta, tapauksesta riippuen, mutta yritä ajatella vastaanottajaa: mitä tietoa hän tarvitsee löytääkseen sinut ja voidakseen lähettää sinulle esimerkiksi perinteistä paperipostia.
Puhelinnumero
On mukava löytää allekirjoituksesta numero, josta tietää tavoittavansa henkilön työaikana. Kotimaisten kielten keskuksen suosituksen mukaan puhelinnumerot kirjoitetaan nykyään siten, ettei suuntanumeroa eroteta suluilla eikä väliviivalla. Suuntanumero on siis kiinteä osa puhelinnumeroa, ja se erotetaan vain välilyönnillä. Numerot ryhmitellään siten, että kokonaisuus olisi helposti hahmotettavissa. Yleinen ohje on ryhmitellä numerot kolmen sarjoihin, mutta sitä voi soveltaa omaan tapaukseen luovasti niin että luettavuus ja hahmotettavuus menevät edelle.
Yrityksen nettiosoite
Voit jättää nettiosoitteen alkurimpsut – http:t, kaksoispisteet ja kenoviivat – hyvin pois ja laittaa näkyviin www.domainnimi.tunnus-muotoisen osoitteen. Nykyaikaiset selaimet osaavat kyllä hakea oikean sivun vaikka jätät protokollamääreen http kirjoittamatta. Esimerkiksi meidän tapauksessa www.groteski.fi siis riittää, ja sillä tulee hyvin ymmärretyksi.
Jos yritykselläsi ei ole nettiosoitetta… hmmm…no, siinä tapauksessa on parempi, että laitat lapun luukulle. Yritystä ei ole olemassa jos sitä ei ole netissä.
Sosiaalisen median yhteydet
Laita mukaan tärkeimmät käyttämäsi sosiaalisen median profiilit.
HARKITSE MYÖS NÄITÄ
Muut numerot
Käytätkö rinnakkaista puhelinnumeroa? Laita se näkyviin. Oletko vielä ylpeä faxin omistaja? Faxinumeron mainitseminen saattaa aiheuttaa nuoremmissa kollegoissa hallitsemattomia nauruntyrskähdyksiä, mutta faxi oli kieltämättä vielä neljä vuotta sitten ihan varteenotettava viestinviejä. Niitä näkee edelleen vanhan liiton toimistoissa.
Posti- ja/tai käyntiosoite
Osoitteesi löytyy joka tapauksessa nettisivulta, mutta voi olla hyvä ajatus laittaa sekin näkyviin tähän samaan rimpsuun. Onhan se mukava kädenojennus laittaa osoite näkyviin kaikille niille, jotka tulevat käymään luonasi tai lähettävät perinteistä paperipostia.
Mainospläjäys tai ote ajankohtaisesta blogikirjoituksestasi
Lähetät päivittäin joka tapauksessa melkoisen määrän sähköposteja ja vastaanottajina on nykyisiä tai potentiaalisia asiakkaitasi. Mikset käyttäisi tilaisuutta hyväksi ja mainostaisi uutuustuotettasi? Oletko kirjoittanut tajunnanräjäyttävän blogikirjoituksen? Mikset ohjaisi sen lukijoiksi myös sähköpostisi lukijoita?
Yrityksesi logo kuvana
Tiedostokooltaan pieni logo/liikemerkki voi olla hyvä tapa viestiä yrityksesi ilmettä.
TIIVIISTI JA TÄSMÄLLISESTI
Älä kasvata allekirjoitustasi tarpeettomasti. Varsinkin mobiilikäyttäjä arvostaa tiivistä ilmaisua. Ota mukaan kaikki mielestäsi tarpeellinen. Ajattele viestin vastaanottajan näkökulmasta: mitä tietoja hän todennäköisesti tarvitsee ja odottaa? Mitä itse odottaisit löytäväsi allekirjoituksesta?
Minulla on tällä hetkellä käytössä tämännäköinen allekirjoitus:
Heimo Ketola
044 3412 002
[email protected]
Mainostoimisto Groteski
Porrassalmenkatu 1 A, 3.krs
50100 Mikkeli
LinkedIn: fi.linkedin.com/in/heimoketola
Skype: heimo.groteski
www.facebook.com/mainostoimistogroteski
www.groteski.fi | johan sen sanoo jälkikin.
MITÄ MIELTÄ OLET?
Oletko mieluummin pelkän Jaskan ja Lissun kannalla? Puuttuiko tuosta ehdotuksestani jotain oleellista?
