Verkkosivun konseptointi, vaihe joka ratkaisee sivusto­uudistuksen onnistumisen

Tämä kirjoitus aloittaa blogisarjan, jossa avaamme verkkosivuprojektin vaiheet askel askeleelta. Ensimmäisenä vuorossa on konseptointi, kaiken onnistumisen perusta.

Uudistuminen on välttämätöntä. Digitaalinen ympäristö muuttuu jatkuvasti ja samalla muuttuvat myös ihmisten tarpeet ja odotukset. Uudistus on ennen kaikkea mahdollisuus: tilaisuus tarkastella omaa tekemistä.

• Tarjoatko asiakkaillesi sitä, mitä he tarvitsevat?
• Palveleeko digitaalinen alustasi, oli se sitten verkkosivu, -kauppa, -palvelu tai mobiilisovellus, liiketoiminnallisia tavoitteitasi halutulla tavalla?

Näitä asioita pohditaan, kun ryhdytään uudistamaan tai suunnittelemaan digitaalista palvelua täysin puhtaalta pöydältä. Alkuun onkin tärkeä kirkastaa, mitä uudistuksella tavoitellaan ja mitä vaatimuksia uuden palvelun on täytettävä. Ennen kun verkkopalvelusta suunnitellaan yhtään pikseliä, tarvitaan yhteinen ymmärrys esimerkiksi siitä, miksi palvelu on olemassa ja mitä tavoitteita uudistukselle asetetaan.

Konseptointi on verkkopalveluprojektin kivijalka

Verkkopalvelun konseptointivaihe on todennäköisesti alkanut jo ennen kuin otat yhteyttä toteuttajaan, esimerkiksi meihin. Olet todennäköisesti itse pyöritellyt verkkopalvelukonseptia tai kääntynyt konseptoinnin ammattilaisen puoleen, ja sinulla voi olla jo hyvinkin tarkka kuva siitä, mitä odotuksia sinulla on uudelle palvelulle.

Verkkopalvelun konseptointi tarkoittaa meidän kanssamme työskennellessä sitä, että kaikki projektitoteutukseen osallistuvat osapuolet kokoontuvat saman pöydän ääreen. Kirkastamme yhdessä projektin tavoitteet, kohderyhmät, verkkopalvelun vaatimukset, verkkopalvelusi rakenteen, tarvittaessa ostopolun sekä suunnittelemme, miten palvelusi käytännössä toimii. On tärkeää, että kaikilla uudistusta tekeville on yhteinen ymmärrys siitä, mihin ollaan matkalla.

Tiedätkö, ketä oikeasti palvelet?

Kaikki kiteytyy siihen, mitä odotuksia sinulla ja sinun asiakkaillasi on verkkopalvelun suhteen. Mikä saa käyttäjän palaamaan? Miten sivusto helpottaa hänen arkeaan? Nyt on paras hetki vaikuttaa projektin suuntaan, aika miettiä ja sanoittaa:

• mitä verkkopalvelu-uudistuksella tavoitellaan,
• keitä halutaan tavoittaa,
• ja mitä käyttäjän toivotaan tekevän.

Kannattaa myös pysähtyä pohtimaan asioita omassa organisaatiossa: mitä eri sidosryhmät toivovat palvelulta, mitä haasteita nykyinen ratkaisu aiheuttaa, ja missä onnistutaan jo nyt. Mitä enemmän tietoa ja näkemyksiä tuot tähän vaiheeseen, sitä vahvempi pohja koko projektille rakentuu. Usein tavoitteita ei voi mitata euroissa ja verkkopalvelu-uudistuksen takana voi lymyillä tarve brändin vahvistamiselle, tiedon jakamiselle tai vanhentuneiden teknisten ratkaisujen päivittämiselle.

Vaikka kaikki tämä olisi sinulle selvää, on erittäin tärkeä, että tietosi siirtyvät myös meille tekijöille. Mitä paremmin ymmärrämme kohderyhmääsi, sitä osuvampia ratkaisuja voimme ehdottaa sekä palvelun suunnittelu- että toteutusvaiheessa. On eri asia rakentaa tietopankkia ruokapalveluiden ammattilaisille kuin tehdä digitaalista alustaa hyvinvointialueen asukkaille tai intranettiä taksinkuljettajille. Näiden kaikkien palveluiden on silti oltava helposti lähestyttäviä ja miellyttäviä käyttää. Se, mitä helposti lähestyttävyys tai helppokäyttöisyys taas tarkoittaa millekin käyttäjäryhmälle, vaihtelee tietysti verkkopalvelun olemassaolon ja käyttötarkoituksen mukaan.

Mikäli konseptointivaiheen alun isot kysymykset vaativat vastauksia ja esimerkiksi palvelun tavoite ja tarkoitus ovat vielä tunnistamatta, saat meiltä apua näiden asioiden pohtimiseen.

Vaatimusmäärittely on dokumentti, joka säästää projektin kustannuksissa

Vaatimusmäärittely vie projektia tavoitteista ja kohderyhmistä konkretian tasolle. Vaatimusmäärittelyssä määritetään, mitä ominaisuuksia, toiminnallisuuksia ja integraatioita sivustolta odotetaan, jotta verkkopalvelu täyttää sille asetetut tavoitteet. Vaatimusmäärittelyssä määritellään myös, miten eri vaatimuksiin päästään. Se on dokumentti, joka varmistaa, että kaikki osapuolet puhuvat samaa kieltä. 

Tähän vaiheeseen Groteskilta osallistuu suunnittelijan ja projektipäällikön lisäksi myös tekninen toteuttaja. Tämä on tärkeä vaihe, jota käydään yhdessä läpi. Vaatimusmäärittely toimitetaan myös kaikille projektin osapuolille, niin kaikki tietävät tarkalleen mitä ollaan tekemässä.

Harmaa rautalanka, kultainen käyttökokemus

Rakenteen suunnittelussa ja rautalankamalleissa sivuston runko alkaa hahmottua. Se on digitaalisen palvelun luonnos. Se näyttää, miten käyttäjä liikkuu sivustolla, missä ja miten tärkeimmät sisällöt esitetään. Rautalankaproton avulla voidaan myös testata palvelun tärkeimpiä ominaisuuksia ja sitä, miltä sivuston käyttö tuntuu. Jos käyttökokemuksessa havaitaan haasteita, niihin voidaan puuttua helposti ennen kuin yhtään riviä koodia on kirjoitettu tai visuaalisia päätöksiä tehty.

Mikäli sivusto on muutamaa sivua laajempi, voi olla tarpeen myös suunnitella sille taksonomia ja miettiä valikoiden toimintoja. Taksonomia tarkoittaa sitä, että sivuston sisällöt luokitellaan ja sivustolle suunnitellaan hierarkia. Kun sivustolle on suunniteltu looginen rakenne, se auttaa sekä käyttäjää, että hakukoneita ymmärtämään kokonaisuutta.

Kauneinkaan ulkoasu ei pelasta verkkopalvelua jos sen käyttökokemus on huono. Tylsän näköinen harmaa rautalanka kannattaa siis ottaa vakavasti, kliksutella sitä läpi ja miettiä, vastaako se asiakkaiden tarpeisiin. 

Konseptointi on yhteistä ajattelua, ei yksittäinen työpaja

Huolellinen konsepti helpottaa projektin etenemistä, joten siihen kannattaa panostaa. Kun suunta on kaikille osapuolille kirkas, sisältö ja visuaalisuus rakentuvat ilman turhia vedoskierroksia tai epäselvyyksiä. Sivuston tekninen toteutus saadaan usein myös käyntiin konseptointivaiheen päätteeksi. 

Meille konseptointi tarkoittaa yhdessä ajattelemista, ei yksittäistä palaveria tai työpajaa. Se on tärkeä vaihe, jossa ideat jalostuvat suunnitelmiksi ja suunnitelmat konkretisoituvat yhteiseksi ymmärrykseksi siitä, mitä ollaan rakentamassa.

Verkkosivuprosessin kaikki vaiheet löydät keväällä 2025 julkaistusta blogistamme: Sujuva verkkosivu-uudistus vaatii yhteistyötä. Seuraavassa sarjan blogissa perehdymme visuaalisen suunnittelun herkulliseen vaiheeseen.