Sujuva verkkosivustouudistus vaatii yhteistyötä

Verkkosivustouudistus tuntuu jo ajatuksena suurelta ja työläältä prosessilta. Jos et työskentele päivittäin verkkosivukehityksen tai digitaalisen palvelumuotoilun parissa, uudistusprosessi saattaa tuntua vaikeasti hahmotettavalta kokonaisuudelta. Yksi on kuitenkin varma: asiakkaan rooli ja osallistuminen on projektin jokaisessa vaiheessa tärkeää.

Tässä blogissa avaan miten verkkosivustouudistus etenee asiakkaan näkökulmasta. Mitä odottaa, mihin panostaa ja missä vaiheessa tarvitaan eniten näkemystä. Lisäksi kerron miten ketterä kehitys tuo uudistukseen joustavuutta ja ennustettavuutta.

1. Konseptointivaiheessa määritellään sivusto

Verkkosivuprojektin alkuvaihe, konseptointivaihe, on pohja johon sivustouudistus rakentuu. Konseptointivaiheessa ei hiota yksityiskohtia, vaan katsotaan kokonaisuutta:

Mitkä ovat verkkopalvelun tavoite, eli miksi se on olemassa?
Keitä ovat sivuston käyttäjät? Ja keitä päivittäjät?
Mitkä ovat verkkopalvelun tärkeimmät sisällöt?
Mitä muita vaatimuksia verkkosivustolle on asetettu, onko sivuston oltava esimerkiksi saavutettava?

Konseptointivaiheeseen kuuluu myös rautalankasuunnitelman (wireframe) tekeminen. Rautalankaproton avulla asiakas pystyy testaamaan, kuinka sivusto toimii ja miten tärkeimmät sisällöt asemoituvat sivustolle. Rautalankaan hahmotellaan aina:

Navigaation toiminnallisuus
Tärkeimmät sisältöpaikat
Käyttäjän reitit olennaisimpien sisältöjen pariin

Konseptointivaiheessa asiakkaalla on suurimmat mahdollisuudet vaikuttaa projektin suuntaan. Se on the hetki, kun käydään läpi sivustoa koskevat toiveet, ideat ja myös mahdolliset huolet. Haastavinta projektin alussa onkin unohtaa hetkeksi se, miltä lopullinen sivusto näyttää. Konseptointivaiheen tärkein tehtävä on varmistaa, että uusi sivusto toimii ja palvelee käyttäjiä ja asiakkaan liiketoimintaa mahdollisimman tehokkaasti.

2. Käyttöliittymäsuunnittelu eli UX-UI-suunnittelu

Kun konsepti ja siihen liittyvä sisältörakenne on rautalankasuunnitelmassa selkeä ja asiakkaan hyväksymä, siirrytään käyttöliittymäsuunnitteluun. Tämä vaihe on usein asiakkaalle se hetki, jolloin sivusto alkaa herätä eloon ja suunnitelmaa on helpompi kommentoida. Tässä kohtaa suunnitellaan värimaailma, fontit, painikkeiden ulkoasu, navigaatio ja tietysti eri lohkojen ulkoasu. Käyttöliittymän ei ole tarkoitus kuitenkaan olla pelkkä visuaalinen ilo silmälle vaan sen pitää olla selkeä, mahdollisesti saavutettava, mutta ennen kaikkea looginen ja intuitiivinen käyttäjän näkökulmasta.

Pääsääntöisesti ulkoasu suunnitellaan asiakkaan olemassa olevan visuaalisen ilmeen ja graafisen ohjeiston pohjalta. Jos visuaalinen ilme ja graafinen ohjeisto puuttuvat voidaan ne suunnitella erikseen mutta kyseiset asiat on hyvä ottaa huomioon viimeistään aloituspalaverissa, sillä niiden puuttuminen voi vaikuttaa mm. kokonaisaikatauluun. Verkkopalvelun ulkoasu voidaan tarvittaessa suunnitella ilman asiakkaan visuaalista ilmettä, mutta mm. värien ja fonttien on hyvä perustua johonkin käytettyyn visuaaliseen ilmeeseen.

Suunnittelun edetessä asiakas saattaa usein toivoa ”jotain näyttävää”, mikä on täysin ymmärrettävää. Tässä kohtaa suunnittelijan rooli kuitenkin korostuu ja hänen on syytä arvioida, toimiiko näyttävä idea käytännössä vai viekö se huomion pois olennaisesta? Käyttöliittymäsuunnittelijan tehtävä on varmistaa, ettei vau-efekti ole pois käytettävyydestä.

Jos sivusto kuuluu saavutettavuusvaatimusten piiriin, varmistetaan jo suunnitteluvaiheessa, että värikontrastit ovat riittävät, navigointi toimii ruudunlukijoilla ja kaikki käyttäjäryhmät pääsevät käsiksi sivuston sisältöön. Mutta jos saavutettavuusvaatimukset eivät kosketa projektia, suunnittelussa voidaan painottaa muita käyttäjäkokemuksen elementtejä.

3. Tekninen toteutus – Kun ideat muuttuvat toiminnalliseksi sivustoksi

Tekninen toteutus on vaihe, jossa suunnitelmat muuttuvat konkreettiseksi verkkosivustoksi. Tässä vaiheessa web-kehittäjät muuttavat käyttöliittymäsuunnitelmat koodiksi, mahdolliset taustajärjestelmät liitetään verkkopalveluun ja kaikki käyttäjälle näkymättömät, mutta olennaiset taustarakenteet rakennetaan huolellisesti. Toteutuksessa otetaan huomioon sivuston saavutettavuus, suorituskyky ja tietoturva alusta lähtien, jotta lopputulos on laadukas ja kestää aikaa.

Verkkosivuston kehitystyö tapahtuu kehittäjän omalla koneella ns. lokaalissa ympäristössä, jossa kehitystyö on mahdollisimman sujuvaa. Lisäksi kaikki verkkosivuston koodi tallennetaan versionhallintaan. Asiakasta varten verkkosivuston kehitystä voi lisäksi seurata sille varatussa demoympäristössä, johon kaikki kehitystyö tehdään, sisältö siirretään ja katselmoidaan ennen julkaisua. Tämä demoympäristö toimii kehitystiimin ja asiakkaan yhteisenä testausalustana, jossa uudet ominaisuudet ja ulkoasut voidaan tarkistaa turvallisesti ilman vaikutusta julkiseen sivustoon. Demoympäristö antaa asiakkaalle mahdollisuuden seurata kehityksen etenemistä reaaliajassa ja antaa palautetta ennen kuin verkkosivusto siirtyy tuotantoon.

Ketterän kehityksen mallin mukaisesti kehitystä tehdään sprinttipohjaisesti, eli 1–2 viikon mittaisissa kehityssykleissä. Sprintin pituus riippuu pitkälti projektin koosta ja aikataulusta. Isommissa projekteissa sprinttien pituus on usein pidempi kuin pienemmissä.

Jokaisen sprintin lopussa järjestetään Sprint Demo eli katselmointi, jossa asiakas pääsee näkemään, mitä on saatu aikaan. Tämä vaihe ei ole pelkkä läpikäynti vaan tärkeä tilaisuus antaa palautetta ja ohjata projektia haluttuun suuntaan. Sprintit tekevät kehityksestä läpinäkyvää ja varmistavat, ettei mitään rakenneta ”piilossa” asiakkaalta. Lisäksi mahdolliset ongelmat tai lisätoiveet voidaan huomioida jo kehityksen aikana.

4. Testaus ja sisällönsyöttö – Viimeiset viilaukset ennen julkaisua

Kun verkkosivusto on teknisesti valmis, alkaa testauksen ja sisällönsyötön vaihe. Tämän tarkoituksena on varmistaa, että kaikki toimii moitteettomasti ennen julkaisua.

Testauksessa käydään läpi muun muassa:

Sivuston käytettävyys eri laitteilla (responsiivisuus)
Saavutettavuus (jos vaatimukset koskevat palvelua)
Hakukoneoptimoinnin (SEO) perusasiat
Tietoturva ja suorituskyky

Sisällönsyötön ja -tuotannon suhteen on hyvä muistaa, että pääsääntöisesti sisällöt tulevat asiakkaalta, mutta malli vaihtelee projekteittain. Myös sisällönsyöttö vaihtelee. Joissain tapauksissa asiakas syöttää sisällöt itse ja joskus meidän tiimimme tekee sen. Olemme joustavia molempien vaihtoehtojen suhteen. Voimme myös auttaa sisällöntuotannossa juuri sen verran minkä asiakas kokee sopivana.

Jotta verkkopalvelu on asiakkaan käytettävissä myös julkaisun jälkeen, pidämme asiakkaan avainhenkilöille käyttökoulutuksen. Jos verkkosivustolla on paljon sisällönsyöttäjiä, on syytä järjestää erilliset koulutukset eri käyttäjäryhmille (esim. sisällöntuottajille ja ylläpitäjille). Jos päivittäjiä on vähemmän, pidämme yhteisen koulutuksen, jossa käydään läpi kaikki tarpeellinen. Tarvittaessa tuotamme lisäksi ohjemateriaaleja helpottamaan hallintaa.

5. Käyttöönotto, jossa verkkopalvelu julkaistaan

Kun testaukset on tehty ja sisällöt ovat kohdillaan, on aika julkaista verkkopalvelu. Käyttöönoton yhteydessä asiakas tekee vielä lopullisen hyväksyntätestauksen, jossa varmistaa, että verkkopalvelu toimii odotetulla tavalla.

Vaikka käyttöönotto voi tuntua “maaliviivalta”, verkkosivuston kehitys ei lopu tähän. Julkaisun jälkeen seuraa usein pieni hienosäätöjen jakso, kun käyttäjädataa aletaan kerätä ja ensimmäiset palautteet tulevat sisään.

Meidän käytännöissämme on tärkeää olla tiiviisti asiakkaan tukena myös julkaisun jälkeen. Tarjoamme korotettua tukea heti käyttöönoton jälkeen, jolloin mahdollisiin ongelmatilanteisiin voidaan reagoida nopeasti. Sen lisäksi ylläpidämme sivustoa ja tarjoamme pienkehitystä tarpeen mukaan.

6. Julkaisun jälkeen

Verkkosivusto ei ole kuitenkaan staattinen tuote, joka valmistuttuaan jää paikoilleen. Käyttäjien odotukset, teknologiat ja hakukoneiden algoritmit muuttuvat jatkuvasti. Puhumattakaan organisaation liiketoimintamuutoksista. Siksi verkkosivustoa kannattaa kehittää myös julkaisun jälkeen.

Analytiikka, käyttäjäpalaute ja omat havainnot ohjaavat jatkokehitystä. Saatat huomata, että jokin toiminto ei toimi kuten ajattelit tai käyttäjät eivät löydä tärkeää tietoa. Näihin asioihin voidaan puuttua pienkehityksen tai suurempien kehityssyklien avulla.

Ymmärtämällä verkkosivustouudistuksen vaiheita vaikutat lopputulokseen

Verkkosivustoprojekti on parhaimmillaan yhteistyötä, jossa asiakas ja kehitystiimi pelaavat samaan maaliin. Kun ymmärrät, mitä eri vaiheissa tapahtuu ja missä kohtaa osallistumisella on suurin vaikutus, projektista tulee hallittava ja lopputuloksesta juuri sellainen kuin halusitkin.

Projektin onnistumisessa keskeisessä roolissa on projektipäällikkö, joka toimii linkkinä asiakkaan ja kehitystiimin välillä. Projektipäällikön tehtävänä on varmistaa, että projekti etenee suunnitellusti, aikataulussa ja budjetissa pysyen. Hän huolehtii siitä, että kaikki osapuolet ymmärtävät projektin tavoitteet ja että viestintä on sujuvaa koko prosessin ajan. Lisäksi projektipäällikkö tunnistaa mahdolliset riskit ja haasteet jo varhaisessa vaiheessa ja auttaa löytämään ratkaisuja, jotta projekti pysyy oikealla polulla.

Ketterä kehitys ei tarkoita kaoottisuutta tai sitä, että projektin suuntaa vaihdetaan jatkuvasti. Päinvastoin se tuo projektin kulkuun läpinäkyvyyttä, jatkuvaa vuoropuhelua ja joustavuutta. Jokainen projektin vaihe tukee kokonaisuutta ja lopputuloksena syntyy verkkosivusto, joka palvelee sekä liiketoimintaa että käyttäjiä parhaalla mahdollisella tavalla.