Edellisessä esityksiä koskevassa postauksessa viime vuoden joulukuussa purnasin huonoista Powerpoint-esityksistä. Harmittelin, kuinka esitykset ovat usein visuaalisesti toistensa kopioita ja vaivuttavat kuulijansa suloiseen uneen. Ajan puutteessa on helppo turvautua ohjelman valmiisiin malleihin ja suostua jonkun muun suunnittelemiin ratkaisuihin. Jos pidät surkean puolen tunnin esityksen 20 ihmiselle, olet tuhlannut 10 tuntia tehokasta työaikaa! Se on rahassakin mitattuna melkoinen potti.
Nyt on aika tehdä parannus. Lopetetaan itse tuotteen haukkuminen ja keskitytään ratkaisuihin. Jos olemme rehellisiä, itse ohjelma ei pakota meitä mihinkään muottiin, vaan sinne nuljahdetaan ajan puutteessa ja laiskuudessa.
TEKSTI VASTAAN KUVAT
Yleinen ongelma esityksissä on liiallinen tekstin määrä. Siihen olemme tottuneet jo koulussa ja työelämässä. Tekstiä arvostetaan. Esityksissä vain tahtoo olla niin, että mitä enemmän näkyvillä on tekstiä, sitä todennäköisemmin se luetaan yksi yhteen kuulijoille. Ethän kuvittele, että kuulijasi pystyvät yhtä aikaa kuuntelemaan ja lukemaan?
Teksti on arvokasta ja painavaa, mutta onko visuaalinen esittäminen vähemmän vakavasti otettavaa? Viimeistään nyt voit heittää päästäsi ajatuksen, jonka mukaan kuvat ovat vain koristeita ja raskaan tekstin keventäjiä. Kuvat viestivät tunteita, välittävät tietoa ja auttavat kuulijoita hahmottamaan kokonaisuuksia nopeasti. Kuvat jättävät voimakkaita ja pitkäikäisiä muistijälkiä. Pidä punaisena lankana koko ajan sitä, että huomio kiinnittyy oleellisiin asioihin. Älä käytä kuvia koristeina tai tilantäytteinä. Ylimääräiset visuaaliset osaset vain kuormittavat katsojaa ja hajottavat mielenkiintoa. Käytä reilunkokoisia kuvia: mieluummin yksi hyvä kuva isona kuin monta kuvaa pienenä. Rajaa rohkeasti epäoleellinen pois kuvasta.
ESITYKSEN TAUSTA
MIKÄ ON OLEELLISTA?
Oleellista eivät lopultakaan ole fontit, värit, kuvat ja hienot siirtymät diasta toiseen, vaikka niitä itsekin mielelläni suunnittelen. Merkityksettömiä ne eivät suinkaan ole, mutta jos yritetään raaputtaa pintaa ja löytää kova ydin, törmäämme esityksen tavoitteisiin ja sisältöön. Kaiken graafisen aineiston tulee tukea sisältöä.
Havainnollistamalla asia saadaan toivottavasti kohdeyleisölle ymmärrettäväksi ja mieleen painuvaksi, ja siinä kuvilla on tärkeä rooli. En halua olla tiukkapipo ja nyrpistää tuollaisille yläpuolella olevan avaruuskuvan tyyppisille koristeille. Ota ihmeessä planeettakuva mukaan esitykseen, jos se jollain tavalla niveltyy kokonaisuuteen. Itsekin olen pitänyt esityksen internetsivujen tärkeydestä ja ominaisuuksista, ja esitykseni taustalla oli tumma avaruusmaisema tuikkivine tähtineen. Liekö sitten oli kaukaa haettua, mutta yritin avaruus-metaforalla havainnollistaa, kuinka haasteellista ja tärkeää on rakentaa hyvin toimiva verkkonäkyvyys tukemaan yrityksen myyntiä. Yksittäinen verkkosivu on vain yksi pieni himmeä tähti nettiavaruudessa.
Millä tavalla sinä voisit havainnollistaa esityksesi tärkeitä asioita, esimerkiksi suuria lukuja tai vuosi vuodelta muuttunutta kehitystä? Laadi kuvaajia ja graafeja. Piirrä ja etsi konkreettisia, ymmärrettäviä vertailukohtia arkielämästä kertoessasi suurista luvuista ja abstrakteista käsitteistä.
Oleta, että kuulijasi eivät muista esityksestäsi kuin muutaman pääasian. Valmistaudu siksi jo etukäteen hyvin, ja kirkasta itsellesi kolme pääasiaa, jotka tahdot kuulijasi muistavan. Mutta vain kolme.